INTRODUCCIÓN
El término «fraude» se utiliza para describir una gran variedad de comportamientos faltos de ética, como el robo, la corrupción, el desfalco, el soborno, la falsificación, la representación errónea, la colusión, el blanqueo de capitales y la ocultación de hechos. Con frecuencia implica el uso del engaño con el fin de conseguir ganancias personales para una persona vinculada a un organismo público o para un tercero, o bien pérdidas para otra persona. La intención es el elemento fundamental que diferencia al fraude de la irregularidad. El fraude interno es uno de los grandes retos que afrontan las organizaciones. Éste puede suponer una merma de las capacidades de desarrollo de la organización, deforma el sistema de gobierno corporativo y, lo más importante, impide que se puedan alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. La política antifraude se configura como un conjunto de medidas y controles destinados a la prevención y detección de aquellas conductas que, siendo fraudulentas, puedan producir cualquier daño en la organización, tanto a nivel económico como reputacional.
OBJETIVO Y ALCANCE
El objetivo de esta política es promover una cultura que ejerza un efecto disuasorio para cualquier tipo de actividad fraudulenta que pueda realizarse dentro de la organización y que haga posible su prevención y detección, y desarrollar unos procedimientos que faciliten la investigación del fraude y de los delitos relacionados con el mismo, y que permitan garantizar que tales casos se abordan de forma adecuada y en el momento preciso. Se espera que todos los miembros del personal asuman este compromiso.
Los fraudes se pueden clasificar bajo estos tres ejes:
- Los relacionados con la corrupción.
- Los que se realizan con la apropiación de activos de la empresa.
- Los que se configuran como la presentación de información financiera fraudulenta como acto intencionado encaminado en alterar las cuentas anuales.
A su vez, cada uno de ellos puede dividirse en dos:
- Internos son aquellos organizados por una o varias personas dentro de una institución, con el fin de obtener un beneficio propio.
- Externos son aquellos que se efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio, utilizando fuentes externas como son: fuentes de financiación, clientes y proveedores.
Esta política deberá ser comunicada conjuntamente con el Código Ético y con el resto de las políticas que conforman el Sistema de Cumplimiento.
DEFINICIONES
FRAUDE
Se puede definir el fraude como un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, simulación, etc. El término fraude se refiere al acto intencional de la administración, personal, o de terceros, que deviene en una representación equivocada de los estados financieros.
IRREGULARIDAD
Irregularidad es un incumplimiento de las normas nacionales y de la UE que tiene posibles repercusiones negativas para sus intereses financieros, pero puede deberse a meros errores, bien de los beneficiarios de los fondos, bien de las administraciones responsables de los pagos. Ahora bien, si la irregularidad se comete deliberadamente, entonces es fraude.
CORRUPCIÓN ACTIVA
Quien promete, ofrece o da una ventaja indebida a cambio de que otra persona incumpla con sus obligaciones de negocios.
CORRUPCIÓN PASIVA
Quien solicita o recibe una ventaja indebida a cambio de incumplir sus obligaciones en ejercicio de una actividad empresarial. CORRUPCIÓN PRIVADA Corrupción en la que no interviene autoridad o funcionario público.
CORRUPCIÓN PÚBLICA
Corrupción en la que interviene una autoridad o funcionario público que actúa en el ejercicio de su función.
CONDUCTAS PROHIBIDAS
Cualquier conducta que pueda suponer una acción que cumpla los elementos del tipo de la corrupción, extorsión o soborno, incluso el intento de que se realicen dichas conductas por cualquier miembro de Grupo Lacasa. Se prohíbe cualquier regalo u atención, así como cualquier promesa de su concesión a autoridad o funcionario público. Cualquier conducta que se realice con la finalidad de obtener a favor de Grupo Lacasa una resolución favorable por parte de un funcionario o autoridad pública. Emitir transferencias a cuentas sin la obtención del certificado de titularidad de cuenta. Se prohíben los regalos u atenciones que persigan la obtención de algún favor, beneficio o ventaja por parte de Grupo Lacasa o de un tercero relacionado con el grupo conforme a lo previsto en la Política de Regalos. Ningún empleado, directivo o miembro del Consejo de Administración de Grupo Lacasa podrá beneficiarse en las compras que realice a proveedores, de descuentos o condiciones ventajosas que excedan las condiciones generales que se apliquen con carácter general a los clientes del proveedor.
CONTROLES
Tras la realización de un análisis de riesgos sobre los procesos de la entidad se procederá a valorar un tipo de controles que tendrán el objetivo de facilitar la detección y la prevención del fraude, o bien, la mitigación de la probabilidad de que ocurra una conducta fraudulenta. Los controles antifraude nos alertan de posibles fraudes y sirven para poder iniciar una investigación. Así, podemos definir como control antifraude aquellas actuaciones, protocolos o verificaciones que se realizan con el fin de detectar una actuación irregular o anómala.
A continuación, se facilitan algunos ejemplos de controles antifraude:
- Acreditación de las acciones de formación e información a los empleados en materia de anticorrupción: se recabarán certificaciones de Recursos Humanos de la empresa acreditando la superación de la formación periódica de los empleados correctamente identificados.
- Cuestionarios de autoevaluación específicos a proveedores. En coordinación con el Órgano de Control, el departamento de Compras, de forma periódica, remitirá a los proveedores cuestionarios de autoevaluación para conocer si ha estado inmerso en el pasado en algún tipo de investigación o ha sido condenado por algún delito relacionado con la corrupción, tanto la persona jurídica como alguno de sus representantes, así como el mantenimiento de las condiciones por las cuales fue contratado (cumplimiento obligaciones fiscales, laborales, medioambientales, etc.)
- Realizar pruebas sobre la integridad de los registros y transacciones realizados por ordenador.
- La realización periódica de actividades de hacking ético para los miembros de la organización.
- Revisar la adecuación de gastos importantes e inusuales emitidos desde cualquiera de los departamentos de la organización.
- Revisar el nivel y adecuación de los informes de gastos presentados desde la Dirección General.
- Las tarjetas de crédito nominativas atribuidas a los mandos y directivos deberán ser auditadas trimestralmente.
OBLIGACIÓN DE COMUNICACIÓN
Cualquier persona que tenga conocimiento de cualquiera de las conductas descritas en la presenta política tendrá la obligación de comunicarlo a través del Canal de Denuncias implantado en la organización al que podrá acceder a través dehttps://grupo.lacasa.es/canal-denuncias/
PROTECCIÓN DE DATOS
Los tratamientos de datos derivados de la aplicación de esta política serán los estrictamente necesarios para garantizar el cumplimiento de la misma y, en todo caso, legitimado por el cumplimiento de una obligación legal y en cumplimiento de una misión realizada en interés público, garantizando la confidencialidad de los datos del denunciante manteniéndolos anónimos sin comunicarlos a terceros salvo que su identificación constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el derecho de la UE o nacional en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en cuyo caso deberá comunicarse a las autoridades competentes en el asunto. En todo caso, la finalidad será la gestión y tramitación de las correspondientes denuncias recibidas a través del Canal Denuncias y no será utilizado para otras finalidades distintas o incompatibles.
Los datos serán comunicados a un tercero proveedor que actuando como encargado del tratamiento garantizará la adecuada gestión de las denuncias recibidas, así como a la autoridad pública competente que nos lo reclame. Los datos serán conservados durante un período máximo de 3 meses desde la introducción de los datos en el canal, transcurrido el cual se procederá a su eliminación del canal, pero podrán permanecer bloqueados cuando sea necesario para evidenciar el funcionamiento del modelo de prevención de delito o cuando pueda ser requerido por la autoridad competente para el inicio de la correspondiente investigación de los hechos. Para más información sobre el tratamiento de sus datos o como ejercitar sus derechos puede dirigirse a nuestra Política de Privacidad.
APROBACIÓN
El Consejo de Administración procederá a la aplicación de esta política y será revisada periódicamente o cuando se produzca algún cambio que así lo requiera.