Politique antifraude

INTRODUCTION

Le terme « fraude » est utilisé pour décrire un large éventail de comportements contraires à l'éthique, tels que le vol, la corruption, le détournement de fonds, la corruption active, la falsification, la présentation trompeuse, la collusion, le blanchiment de capitaux et la dissimulation de faits. Elle implique fréquemment le recours à la tromperie dans le but d'obtenir un gain personnel pour une personne liée à un organisme public ou pour un tiers, ou de causer une perte à une autre personne. L'intention est l'élément fondamental qui distingue la fraude de l'irrégularité. La fraude interne constitue l'un des grands défis auxquels les organisations sont confrontées. Elle peut affaiblir les capacités de développement de l'organisation, altérer son système de gouvernance d'entreprise et, surtout, empêcher la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise. La politique antifraude se présente comme un ensemble de mesures et de contrôles destinés à la prévention et à la détection des comportements frauduleux susceptibles de causer un préjudice à l'organisation, tant sur le plan économique que sur celui de la réputation.

OBJECTIF ET PÉRIMÈTRE

Cette politique a pour objectif de promouvoir une culture exerçant un effet dissuasif sur tout type d'activité frauduleuse susceptible d'être menée au sein de l'organisation, de permettre sa prévention et sa détection, et de développer des procédures facilitant l'investigation de la fraude et des infractions qui y sont liées, tout en garantissant que ces cas soient traités de manière appropriée et en temps utile. L'ensemble du personnel est tenu d'adhérer à cet engagement. Les fraudes peuvent être classées selon trois axes :

• Celles liées à la corruption.
• Celles réalisées par le détournement d'actifs de l'entreprise.
• Celles consistant en la présentation d'informations financières frauduleuses, en tant qu'acte intentionnel visant à altérer les comptes annuels.

Chacun de ces axes peut à son tour se subdiviser en deux :

• Les fraudes internes sont celles organisées par une ou plusieurs personnes au sein d'une institution, dans le but d'en tirer un bénéfice personnel.
• Les fraudes externes sont celles commises par une ou plusieurs personnes pour obtenir un bénéfice, en recourant à des sources externes telles que des sources de financement, des clients et des fournisseurs.

Cette politique devra être communiquée conjointement avec le Code Éthique et avec les autres politiques constituant le Système de Conformité.

DÉFINITIONS

FRAUDE La fraude peut être définie comme une tromperie envers un tiers, un abus de confiance, une simulation, etc. Le terme fraude désigne l'acte intentionnel commis par la direction, le personnel ou des tiers, qui aboutit à une présentation erronée des états financiers. IRRÉGULARITÉ Une irrégularité est un manquement aux règles nationales et de l'UE ayant de potentielles répercussions négatives sur leurs intérêts financiers, mais pouvant résulter de simples erreurs, qu'elles soient commises par les bénéficiaires des fonds ou par les administrations chargées des paiements. Toutefois, si l'irrégularité est commise délibérément, il s'agit alors de fraude. CORRUPTION ACTIVE Le fait de promettre, d'offrir ou de donner un avantage indu en échange du non-respect par une autre personne de ses obligations professionnelles. CORRUPTION PASSIVE Le fait de solliciter ou de recevoir un avantage indu en échange du non-respect de ses propres obligations dans le cadre d'une activité professionnelle. CORRUPTION PRIVÉE Corruption dans laquelle n'intervient aucune autorité ni aucun agent public. CORRUPTION PUBLIQUE Corruption dans laquelle intervient une autorité ou un agent public agissant dans l'exercice de ses fonctions. COMPORTEMENTS INTERDITS Tout comportement susceptible de constituer un acte réunissant les éléments constitutifs de la corruption, de l'extorsion ou de la subornation, y compris la tentative de faire commettre de tels actes par tout membre de Grupo Lacasa. Tout cadeau ou toute invitation, ainsi que toute promesse d'en accorder, à une autorité ou à un agent public, est interdit. Tout comportement adopté dans le but d'obtenir, en faveur de Grupo Lacasa, une décision favorable de la part d'un agent ou d'une autorité publique. Effectuer des virements vers des comptes sans avoir obtenu le certificat de titularité du compte. Sont interdits les cadeaux ou invitations visant à obtenir un quelconque avantage, bénéfice ou faveur en faveur de Grupo Lacasa ou d'un tiers lié au groupe, conformément à ce qui est prévu dans la Politique relative aux Cadeaux. Aucun salarié, dirigeant ou membre du Conseil d'administration de Grupo Lacasa ne pourra bénéficier, dans le cadre des achats effectués auprès de fournisseurs, de remises ou de conditions avantageuses excédant les conditions générales appliquées habituellement à l'ensemble des clients du fournisseur.

CONTRÔLES

À la suite de la réalisation d'une analyse des risques portant sur les processus de l'entité, il sera procédé à l'évaluation d'un ensemble de contrôles visant à faciliter la détection et la prévention de la fraude, ou à réduire la probabilité qu'un comportement frauduleux se produise. Les contrôles antifraude nous alertent sur d'éventuelles fraudes et permettent d'engager une investigation. Ainsi, on peut définir un contrôle antifraude comme toute action, tout protocole ou toute vérification mis en œuvre afin de détecter un comportement irrégulier ou anormal. Voici quelques exemples de contrôles antifraude :

• Justification des actions de formation et d'information des salariés en matière de lutte anticorruption : des attestations seront demandées au département des Ressources Humaines de l'entreprise, justifiant que les salariés dûment identifiés ont suivi la formation périodique.
• Questionnaires d'autoévaluation spécifiques destinés aux fournisseurs. En coordination avec l'Organe de Contrôle, le département des Achats adressera périodiquement aux fournisseurs des questionnaires d'autoévaluation, afin de savoir si ceux-ci, qu'il s'agisse de la personne morale elle-même ou de l'un de ses représentants, ont fait l'objet par le passé d'une quelconque investigation ou ont été condamnés pour une infraction liée à la corruption, ainsi que pour vérifier le maintien des conditions ayant justifié leur recrutement (respect des obligations fiscales, sociales, environnementales, etc.)
• Réaliser des tests sur l'intégrité des enregistrements et des transactions effectués par ordinateur.
• Mener périodiquement des activités de piratage éthique auprès des membres de l'organisation.
• Vérifier la pertinence des dépenses importantes et inhabituelles engagées par l'un quelconque des départements de l'organisation.
• Vérifier le niveau et la pertinence des notes de frais présentées par la Direction Générale.
• Les cartes de crédit nominatives attribuées à l'encadrement et aux dirigeants devront être contrôlées trimestriellement.

OBLIGATION DE SIGNALEMENT

Toute personne ayant connaissance de l'un des comportements décrits dans la présente politique aura l'obligation de le signaler via le Canal de Signalement mis en place au sein de l'organisation, accessible à l'adresse https://grupo.lacasa.es/canal-denuncias/

PROTECTION DES DONNÉES

Les traitements de données découlant de l'application de la présente politique se limiteront strictement à ce qui est nécessaire pour en garantir le respect et seront, dans tous les cas, fondés sur le respect d'une obligation légale et sur l'exécution d'une mission d'intérêt public, en garantissant la confidentialité des données du lanceur d'alerte, en les conservant de manière anonyme et sans les communiquer à des tiers, sauf si leur identification constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l'UE ou le droit national, dans le cadre d'une enquête menée par les autorités nationales ou dans le cadre d'une procédure judiciaire, auquel cas elles devront être communiquées aux autorités compétentes en la matière. En tout état de cause, la finalité sera la gestion et le traitement des signalements reçus via le Canal de Signalement, et les données ne seront pas utilisées à d'autres fins distinctes ou incompatibles. Les données seront communiquées à un prestataire tiers qui, agissant en qualité de sous-traitant, garantira la bonne gestion des signalements reçus, ainsi qu'à l'autorité publique compétente qui en ferait la demande. Les données seront conservées pendant une durée maximale de 3 mois à compter de leur saisie dans le canal, à l'issue de laquelle elles seront supprimées du canal ; elles pourront toutefois rester bloquées lorsque cela s'avère nécessaire pour démontrer le fonctionnement du modèle de prévention des délits, ou lorsque l'autorité compétente peut l'exiger pour ouvrir l'enquête correspondante sur les faits. Pour plus d'informations sur le traitement de vos données ou sur la manière d'exercer vos droits, vous pouvez consulter notre Politique de Confidentialité.

APPROBATION

Le Conseil d'administration procédera à la mise en œuvre de cette politique, laquelle sera révisée périodiquement ou lorsqu'un changement le justifiera.