Política Antifraude

INTRODUÇÃO

O termo «fraude» é utilizado para descrever uma grande variedade de comportamentos pouco éticos, como o roubo, a corrupção, a apropriação indevida, o suborno, a falsificação, a representação enganosa, o conluio, o branqueamento de capitais e a ocultação de factos. Envolve frequentemente o recurso ao engano com o objetivo de obter ganhos pessoais para uma pessoa ligada a um organismo público ou para um terceiro, ou de causar prejuízos a outra pessoa. A intenção é o elemento fundamental que diferencia a fraude da irregularidade. A fraude interna é um dos grandes desafios enfrentados pelas organizações. Esta pode implicar uma diminuição das capacidades de desenvolvimento da organização, deforma o sistema de governo corporativo e, o mais importante, impede que sejam alcançados os objetivos estratégicos da empresa. A política antifraude configura-se como um conjunto de medidas e controlos destinados à prevenção e deteção de condutas fraudulentas que possam causar qualquer dano à organização, tanto a nível económico como reputacional.

OBJETIVO E ÂMBITO

O objetivo desta política é promover uma cultura que exerça um efeito dissuasor sobre qualquer tipo de atividade fraudulenta que possa ocorrer dentro da organização, que possibilite a sua prevenção e deteção, e desenvolver procedimentos que facilitem a investigação da fraude e dos crimes com ela relacionados, permitindo garantir que tais casos sejam tratados de forma adequada e no momento oportuno. Espera-se que todos os colaboradores assumam este compromisso. As fraudes podem ser classificadas segundo três eixos:

• As relacionadas com a corrupção.
• As que se realizam através da apropriação de ativos da empresa.
• As que se configuram como a apresentação de informação financeira fraudulenta, enquanto ato intencional destinado a alterar as contas anuais.

Por sua vez, cada uma delas pode dividir-se em duas:

• Internas são aquelas organizadas por uma ou várias pessoas dentro de uma instituição, com o objetivo de obter benefício próprio.
• Externas são aquelas realizadas por uma ou várias pessoas para obter um benefício, recorrendo a fontes externas, como fontes de financiamento, clientes e fornecedores.

Esta política deverá ser comunicada em conjunto com o Código Ético e com as restantes políticas que compõem o Sistema de Compliance.

DEFINIÇÕES

FRAUDE A fraude pode ser definida como um engano dirigido a um terceiro, abuso de confiança, simulação, etc. O termo fraude refere-se ao ato intencional da administração, do pessoal ou de terceiros, que resulta numa representação incorreta das demonstrações financeiras. IRREGULARIDADE Irregularidade é o incumprimento das normas nacionais e da UE que tem potenciais repercussões negativas para os seus interesses financeiros, podendo, no entanto, dever-se a meros erros, quer dos beneficiários dos fundos, quer das administrações responsáveis pelos pagamentos. Contudo, se a irregularidade for cometida deliberadamente, então constitui fraude. CORRUPÇÃO ATIVA Quem promete, oferece ou dá uma vantagem indevida em troca de que outra pessoa incumpra as suas obrigações profissionais. CORRUPÇÃO PASSIVA Quem solicita ou recebe uma vantagem indevida em troca do incumprimento das suas obrigações no exercício de uma atividade empresarial. CORRUPÇÃO PRIVADA Corrupção em que não intervém qualquer autoridade ou funcionário público. CORRUPÇÃO PÚBLICA Corrupção em que intervém uma autoridade ou funcionário público que atua no exercício das suas funções. CONDUTAS PROIBIDAS Qualquer conduta suscetível de constituir um ato que preencha os elementos de corrupção, extorsão ou suborno, incluindo a tentativa de que tais condutas sejam praticadas por qualquer membro do Grupo Lacasa. É proibido qualquer presente ou atenção, bem como qualquer promessa da sua concessão, a autoridade ou funcionário público. Qualquer conduta praticada com o objetivo de obter, a favor do Grupo Lacasa, uma decisão favorável por parte de um funcionário ou autoridade pública. Efetuar transferências para contas sem obtenção do certificado de titularidade da conta. São proibidos os presentes ou atenções que visem a obtenção de algum favor, benefício ou vantagem por parte do Grupo Lacasa ou de um terceiro relacionado com o grupo, nos termos previstos na Política de Presentes. Nenhum colaborador, diretor ou membro do Conselho de Administração do Grupo Lacasa poderá beneficiar, nas compras que realize junto de fornecedores, de descontos ou condições vantajosas que excedam as condições gerais aplicadas, de forma geral, aos clientes do fornecedor.

CONTROLOS

Após a realização de uma análise de riscos sobre os processos da entidade, proceder-se-á à avaliação de um conjunto de controlos destinados a facilitar a deteção e a prevenção da fraude, ou a mitigar a probabilidade de ocorrência de uma conduta fraudulenta. Os controlos antifraude alertam-nos para possíveis fraudes e permitem dar início a uma investigação. Assim, pode definir-se como controlo antifraude toda a atuação, protocolo ou verificação realizada com o objetivo de detetar uma atuação irregular ou anómala. Apresentam-se de seguida alguns exemplos de controlos antifraude:

• Comprovação das ações de formação e informação aos colaboradores em matéria de anticorrupção: serão solicitadas certificações ao departamento de Recursos Humanos da empresa que comprovem a conclusão da formação periódica pelos colaboradores devidamente identificados.
• Questionários de autoavaliação específicos para fornecedores. Em coordenação com o Órgão de Controlo, o departamento de Compras enviará periodicamente aos fornecedores questionários de autoavaliação, de modo a apurar se estes, quer a pessoa coletiva quer algum dos seus representantes, estiveram envolvidos no passado em alguma investigação ou foram condenados por algum crime relacionado com corrupção, bem como a manutenção das condições que motivaram a sua contratação (cumprimento de obrigações fiscais, laborais, ambientais, etc.)
• Realização de testes sobre a integridade dos registos e transações efetuados por computador.
• Realização periódica de atividades de hacking ético junto dos membros da organização.
• Revisão da adequação de despesas relevantes e invulgares emitidas por qualquer um dos departamentos da organização.
• Revisão do nível e da adequação dos relatórios de despesas apresentados pela Direção-Geral.
• Os cartões de crédito nominativos atribuídos às chefias e diretores deverão ser auditados trimestralmente.

OBRIGAÇÃO DE COMUNICAÇÃO

Qualquer pessoa que tenha conhecimento de alguma das condutas descritas na presente política terá a obrigação de a comunicar através do Canal de Denúncias implementado na organização, ao qual poderá aceder em https://grupo.lacasa.es/canal-denuncias/

PROTEÇÃO DE DADOS

Os tratamentos de dados decorrentes da aplicação desta política serão apenas os estritamente necessários para garantir o seu cumprimento e, em todo o caso, terão como fundamento o cumprimento de uma obrigação legal e o exercício de uma missão de interesse público, garantindo a confidencialidade dos dados do denunciante, mantendo-os anónimos e sem os comunicar a terceiros, salvo se a sua identificação constituir uma obrigação necessária e proporcionada imposta pelo direito da UE ou nacional, no contexto de uma investigação conduzida pelas autoridades nacionais ou no âmbito de um processo judicial, caso em que deverá ser comunicada às autoridades competentes no assunto. Em todo o caso, a finalidade será a gestão e tramitação das respetivas denúncias recebidas através do Canal de Denúncias, não sendo os dados utilizados para outras finalidades distintas ou incompatíveis. Os dados serão comunicados a um terceiro prestador que, atuando como subcontratante, garantirá a adequada gestão das denúncias recebidas, bem como à autoridade pública competente que os solicite. Os dados serão conservados por um período máximo de 3 meses a contar da introdução dos dados no canal, findo o qual serão eliminados do canal, podendo, no entanto, permanecer bloqueados quando tal seja necessário para comprovar o funcionamento do modelo de prevenção de crimes, ou quando possa ser exigido pela autoridade competente para dar início à respetiva investigação dos factos. Para mais informações sobre o tratamento dos seus dados ou sobre como exercer os seus direitos, pode consultar a nossa Política de Privacidade.

APROVAÇÃO

O Conselho de Administração procederá à aplicação desta política, a qual será revista periodicamente ou sempre que ocorra alguma alteração que assim o exija.